Cara Membuat Mail Merge

# Bagaimana cara mudah untuk membuat mail merge?

Cara Membuat Mail Merge – Prolog

Mail Merge merupakan salah satu fitur Microsoft Office Word yang memungkinkan anda untuk membuat beberapa dokumen dari satu template. Fungsi ini akan membuat Anda menjadi mudah untuk membuat berbagai alamat surat ke banyak orang berbeda dengan menggunakan cukup satu dokumen saja.

Umumnya, Mail Merge digunakan untuk membuat template surat dengan penerima (recipient) yang berbeda-beda dan dalam jumlah yang banyak. Berikut akan dibahas mengenai cara membuat Mail Merge pada Microsoft Office Word.

Tata Cara (Langkah) Membuat Mail Merge

Untuk membuat mail merge secara mudah, silakan ikuti langkah-langkah berikut :

-          Pertama, buka Microsoft Office Word, kemudian klik tab ‘Mailings’

-          Klik ‘Start Mail Merge’ lalu pilih ‘Step by Step Mail Merge Wizard’

Bagaimana Cara Membuat Mail Merge 01

-          Setelah itu, akan tampil jendela kecil di sebelah kanan yang akan menuntun anda pada 6 langkah dalam membuat Mail Merge secara bertahap

-          Tentukan jenis dokumen yang ingin anda buat, misalnya apakah itu surat, pesan email, amplop, label atau directory. Kemudian Klik ‘Next: Starting document’

Bagaimana Cara Membuat Mail Merge 02

-          Pada tampilan berikutnya, Anda harus men-set dokumen awal anda. Pilih ‘Use the current document’. Kemudian pilih ‘Next: Select recipient’. Jika anda melakukan kesalahan pada langkah Anda dapat berpindah ke jendela sebelumnya dengan mengklik ‘Previous: Select document type’

Bagaimana Cara Membuat Mail Merge 03

-          Pada tampilan berikutnya, anda harus menentukan siapa saja yang akan menjadi si penerima surat. Ada tiga pilihan yang ditawarkan,

  1. Menentukan si penerima dari daftar yang telah ada. Jika anda memilih opsi ini, maka anda harus melakukan browse dari file atau database yang telah anda buat sebelumnya
  2. Menentukan si penerima dari kontak Outlook. Setelah itu anda harus memilih nama dan alamat dari kontak Outlook
  3. Menginputkan daftar kontak baru. Jika anda memilih opsi ini, maka berikutnya anda harus mengklik ‘Create’ dan anda akan dibawa pada form isian dimana didalamnya anda harus menginputkan berbagai atribut si calon penerima surat, seperti judul surat, nama awal dan nama akhir si penerima, nama perusahaan, alamat, nama kota, kode pos serta atribut lainnya. Untuk menginputkan daftar penerima berikutnya, klik tombol ‘New Entry’ atau klik ‘Delete Entry’ untuk menghapus si penerima dari daftar. Setelah anda selesai menginputkan daftar penerima, lalu klik ‘OK’. Setelah itu, anda harus menyimpan daftar yang anda inputkan tadi. Setelah menyimpannya, kemudian klik ‘OK’

Tata Cara Membuat Mail Merge 04

-          Setelah anda selesai menginputkan daftar penerima beserta atribut lainnya, tersedia pilihan ‘Select a different list’ untuk memilih daftar penerima yang lain. Ada juga opsi ‘Edit Recipient list’ jika anda ingin mengubah daftar penerima yang telah diinputkan sebelumnya.

-          Masih di jendela tampilan yang sama, lalu klik ‘Next : Write your letter’

-          Ketikkan surat anda. Untuk menambahkan atribut-atribut surat klik ‘Insert Merge Field’ dan cocokkan tata letak atribut di bagian surat yang tepat.

Tata Cara Membuat Mail Merge 05

-          Tambahkan berbagai atribut surat lainnya dengan mengakses jendela panel yang terletak vertikal di sebelah kanan. caranya yaitu dengan menempatkan kursor di salah satu bagian surat yang ingin anda tambahkan atribut tersebut. Atribut-atribut yang tersedia, antara lain seperti address block dan pembukaan surat. Ada juga Electronic postage (perangko elektronik) dengan syarat anda harus menginstalkan terlebih dahulu software perangko elektronik di komputer anda. Software yang dimaksud juga bisa anda dapatkan di website Microsoft dan anda dapat menginstalkannya sebagai add-ins. Disamping itu, ada juga opsi ‘More items’. Opsi ini yang biasanya digunakan untuk menginputkan berbagai atribut surat di beberapa bagian surat tertentu (sesuai dengan penempatan kursor).

-          Langkah berikutnya adalah melakukan preview pada surat anda. Setelah itu, berikutnya surat anda secara otomatis akan menduplikasikan diri sebanyak jumlah penerima yang anda inputkan sebelumnya, Setiap lembar surat akan memiliki konten yang sama tetapi dengan atribut-atribut yang bebeda. Klik tanda panah ke kanan atau panah ke kiri untuk melihat tampilan surat anda setelah disisipi berbagai atribut. Anda juga dapat menghapus surat dengan penerima tertentu dengan meng-klik tombol ‘Exclude this recipient’

Tata Cara Membuat Mail Merge 05

-          Terakhir, Klik ‘Next: Complete the merge’ dan berikutnya Anda dapat mencetak semua surat yang anda ketikkan dengan mengklik ‘Print’. Pilihan lainnya, jika terdapat pada surat-surat anda, klik ‘Edit individual letters’ untuk mengeditnya.

Tata Cara Membuat Mail Merge 06

Cara Membuat Mail Merge – Penutup

Demikian tata cara untuk membuat mail merge dengan menggunakan bantuan software Microsoft Word. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.